Perbandingan · Sistem penjaminan mutu internal
SPMI manual atau aplikasi: mana yang bertahan sampai tahun ketiga?
SPMI manual berarti siklus PPEPP dijalankan dengan dokumen Word, spreadsheet, dan folder bersama. Aplikasi SPMI mencatat setiap langkah siklus itu di satu sistem, lengkap dengan tanggal, penanggung jawab, dan buktinya. Cara manual cukup untuk memulai. Kesulitannya baru terasa di tahun kedua dan ketiga, saat asesor meminta bukti bahwa siklus itu berjalan konsisten paling sedikit tiga tahun.
Ditulis tim Sikoola Indonesia · Merujuk Permendiktisaintek 39/2025 dan instrumen akreditasi BAN-PT
Jawaban singkat
Aturan mewajibkan SPMI, bukan aplikasinya.
Yang dinilai asesor adalah jejak siklusnya. Pilih cara yang membuat jejak itu tidak hilang.
- Cara manual masih cukup
Kampus baru menyusun standar mutu pertamanya, hanya punya satu atau dua prodi, dan audit mutu internal belum berjalan rutin.
- Aplikasi mulai dibutuhkan
Kampus punya lebih dari tiga prodi, menjalankan audit mutu internal setiap tahun, dan menargetkan Unggul atau akreditasi internasional.
- Yang tidak bisa digantikan aplikasi
Komitmen pimpinan, standar yang disusun dengan sungguh-sungguh, dan orang yang mau menindaklanjuti temuan.
Perbandingan
Delapan hal yang berbeda saat siklus PPEPP dijalankan.
Dua baris terakhir lebih menguntungkan cara manual. Kami menuliskannya apa adanya.
| Aspek | SPMI manualWord, spreadsheet, folder bersama | Aplikasi SPMISeperti Sikoola SPMI |
|---|---|---|
| Tempat bukti | ManualTersebar di folder bersama, email, dan laptop staf. | AplikasiMelekat pada standar dan tahun yang dibuktikannya. |
| Jejak perubahan | ManualNama berkas seperti “final-revisi-3”. Siapa mengubah apa sulit dilacak. | AplikasiSetiap isian tercatat dengan nama pengisi dan tanggalnya. |
| Temuan audit mutu internal | ManualTercatat di notulen. Tindak lanjutnya ditagih lewat pesan. | AplikasiSetiap temuan punya penanggung jawab, tenggat, dan status sampai ditutup. |
| Rekap per standar | ManualDisusun ulang setiap tahun dari banyak berkas. | AplikasiGrafik per standar dan antartahun tersedia kapan saja. |
| Saat staf LPM berganti | ManualPengetahuan tentang letak berkas ikut pergi bersama orangnya. | AplikasiRiwayat siklus tetap tersimpan di sistem. |
| Menjelang visitasi | ManualBerminggu-minggu mengumpulkan dan merapikan bukti. | AplikasiBukti tersusun per siklus sejak hari pertama dicatat. |
| Biaya awal | ManualHampir nol, karena memakai perangkat yang sudah ada. | AplikasiAda biaya lisensi atau langganan, serta implementasi. |
| Kecepatan memulai | ManualBisa dimulai hari ini. | AplikasiPerlu pemetaan standar dan pelatihan lebih dulu. |
Hitung sendiri
Berapa banyak bukti yang harus bisa ditemukan saat visitasi?
Isi dengan angka kampus Anda. Tiga tahun adalah masa siklus PPEPP yang diminta untuk predikat Unggul.
10 × 12 × 3 = 360 · 360 × 4 = 1.440
360 evaluasi standar, dan setiap berkasnya perlu tanggal, penanggung jawab, dan tindak lanjut yang bisa ditunjukkan.
Hitungan contoh dari isian Anda, bukan data kampus mana pun. Satu kotak mewakili satu evaluasi standar.
Yang diminta aturan
SPMI yang hanya tersimpan di lemari tidak lagi dihitung.
Aturan baru memberi lebih sedikit ruang untuk menyusun bukti menjelang visitasi. Inilah yang berubah.
- Pasal 67 ayat (1)
“Perguruan tinggi wajib melaksanakan penjaminan mutu internal dengan mengembangkan SPMI.”
Artinya SPMI bukan pilihan, dan dokumen mutu saja tidak cukup. Siklusnya harus berjalan.
Permendiktisaintek Nomor 39 Tahun 2025, Pasal 67 ayat (1) - Instrumen akreditasi BAN-PT
Untuk Terakreditasi Unggul, siklus PPEPP harus berjalan “paling sedikit selama 3 tahun secara konsisten, berkelanjutan dan terbukti efektif.”
Artinya bukti yang tidak dicatat hari ini tidak bisa dikumpulkan tiga tahun lagi.
Instrumen Akreditasi Perguruan Tinggi BAN-PT, dalam paparan LLDIKTI Wilayah VI, Juli 2026 - Permendiktisaintek 10/2026 · Pasal 77
Prodi yang belum memenuhi standar diberi satu kesempatan mengajukan kembali paling lambat enam bulan. Jika pengajuan ulang juga gagal, statusnya menjadi tidak terakreditasi.
Artinya enam bulan terlalu singkat untuk membangun bukti dari nol.
Permendiktisaintek Nomor 10 Tahun 2026, Pasal 77
Sumber: Permendiktisaintek Nomor 39 Tahun 2025; ringkasan perubahan Permendiktisaintek Nomor 10 Tahun 2026, LPM Universitas Andalas; paparan instrumen akreditasi perguruan tinggi, LLDIKTI Wilayah VI. Kalimat di luar tanda kutip adalah ringkasan kami.
Kapan pindah
Tanda bahwa folder bersama sudah tidak cukup.
Kalau dua atau lebih tanda di kolom kanan terasa akrab, siklus Anda sudah lebih besar dari folder yang menampungnya.
Cara manual masih masuk akal bila
- Kampus baru menyusun dokumen standar mutu pertamanya.
- Hanya ada satu atau dua prodi, dan audit mutu internal belum rutin.
- Ada satu orang yang memegang semua berkas, dan ia tidak akan pindah tugas dalam waktu dekat.
Sudah waktunya pindah bila
- Tidak ada yang yakin apakah temuan audit tahun lalu sudah ditindaklanjuti.
- Setiap persiapan visitasi berarti lembur berminggu-minggu.
- Kampus menargetkan Unggul, yang meminta tiga tahun bukti siklus.
- Pimpinan meminta grafik mutu antartahun, dan jawabannya “nanti kami susun”.
Tanpa mengulang dari nol
Pindah ke aplikasi tidak berarti membuang dokumen lama.
- 01
Bawa standar yang sudah ditetapkan
Dokumen standar mutu yang sudah disahkan menjadi titik awal. Tim kami memetakannya ke dalam sistem bersama tim LPM.
- 02
Mulai mencatat dari siklus yang sedang berjalan
Tidak perlu menunggu tahun akademik baru. Tahap yang sedang berjalan langsung dicatat, lengkap dengan buktinya.
- 03
Lampirkan bukti lama ke standarnya
Laporan evaluasi diri dan hasil audit tahun sebelumnya dilampirkan ke standar terkait, sehingga riwayatnya tidak terputus.
Ingin melihat cara kerjanya? Buka halaman Sikoola SPMI dan jalankan satu siklus PPEPP.
Pertanyaan umum
Pertanyaan tentang SPMI manual dan aplikasi
Pertanyaan lain? Tanyakan langsung lewat WhatsApp
Apa yang dimaksud SPMI manual?
SPMI manual adalah penjaminan mutu internal yang dijalankan dengan dokumen Word, spreadsheet, email, dan folder bersama. Siklus PPEPP tetap berjalan, tetapi bukti dan tindak lanjutnya tersebar di banyak berkas dan bergantung pada ingatan orang yang mengelolanya.
Apakah SPMI wajib memakai aplikasi?
Tidak. Pasal 67 ayat (1) Permendiktisaintek Nomor 39 Tahun 2025 mewajibkan perguruan tinggi mengembangkan SPMI, tetapi tidak mengatur alat yang dipakai. Yang dinilai saat akreditasi adalah bukti bahwa siklus PPEPP benar-benar berjalan.
Berapa lama bukti PPEPP dibutuhkan untuk peringkat Unggul?
Instrumen akreditasi perguruan tinggi BAN-PT meminta siklus PPEPP berjalan paling sedikit tiga tahun secara konsisten, berkelanjutan, dan terbukti efektif. Karena itu, semakin cepat siklusnya tercatat, semakin cepat syarat itu bisa dipenuhi.
Cukupkah spreadsheet untuk mengelola SPMI?
Untuk kampus kecil yang baru memulai, cukup. Spreadsheet mulai kewalahan saat prodi bertambah, audit mutu internal berjalan setiap tahun, dan temuan harus dipantau sampai ditutup oleh banyak orang sekaligus. Spreadsheet juga tidak mencatat siapa mengubah apa dan kapan.
Apa yang perlu disiapkan sebelum memakai aplikasi SPMI?
Dokumen standar mutu yang sudah ditetapkan, daftar unit dan prodi beserta penanggung jawabnya, jadwal audit mutu internal, serta laporan evaluasi diri dan hasil audit tahun sebelumnya. Bila standarnya belum lengkap, penyusunannya bisa dimulai bersamaan dengan pemasangan aplikasi.
Siklus mutu yang Anda jalankan tahun ini adalah bukti tahun ketiga nanti.
Catat di tempat yang tidak ikut hilang saat staf berganti.
Sikoola Indonesia · Perdos Unhas Tamalanrea, Makassar 90245
WhatsApp 0811 445 4497 · hello@sikoola.com